La Maison de la Prévention d'Auderghem recherche un(e) Adjoint(e) administratif(ve) de niveau B à mi-temps sous CDI .
1.Renseignements généraux
- Grade : Secrétaire technique
- Niveau : B1
- Service(s) : Prévention
- Formation : graduat secrétariat/sciences humaines/administratif
- Brevets linguistiques requis : art.8 et 9 § 1 (niveau élémentaire)
- ½ temps
Engagement souhaité dès me 1er septembre 2019.
2.Définition du poste
L’adjoint administratif est un soutien direct aux tâches assurées par le coordinateur des gardiens de la paix de la Maison de la Prévention, en matière de gestion logistique, administrative, du personnel et en matière de communication relative à ce service.
3.Missions
- Faire lien en matière de communication interne avec le reste de l’équipe des gardiens de la paix. Informer des décisions prises en réunion restreinte de coordination à l’ensemble de l’équipe ;
- Assurer l’accueil, la réception et la prise de contact avec tout interlocuteur lié au service de la Prévention, aux services communaux et autres.
- Aide et support à la gestion administrative du service (tenue des feuilles de congé, des récupération, des heures supplémentaires, des dossiers du personnel, des certificats médicaux et gestion des chèques-repas, etc.) ;
- Aide et support au suivi logistique du service en toute matière relative à son fonctionnement régulier et quotidien ;
- Encodage quotidien des données reçues par les gardiens de la paix dans les outils prévus à cet effet en vue de la rédaction par l’évaluateur interne des différents rapports d’activités (PSSP, PBPP etc.) ;
- Animation de certaines réunions informelles de débriefing ;
- Rédaction de procès-verbaux de réunions internes mais aussi externes ;
- Création et supervision d’horaires ;
- Suivi des inscriptions aux évènements et vérification des rapports de prestations.
- Remplacer et représenter le coordinateur pour honorer les affaires courantes du service lors de ses absences et le tenir informer si la situation le nécessite.
4.Compétences professionnelles requises (savoir-faire)
- Connaissance et/ou appropriation des procédures et règlementations communales relatives aux domaines de gestion administrative, à la loi relative aux gardiens de la paix et au règlement d’ordre intérieur du service des gardiens de la paix ;
- Connaissance et/ou appropriation des règlementations relatives au fonctionnement du service de la Maison de la Prévention (règlements de travail, procédures communales et internes) ;
- Maitrise d’outils de communication variés et d’outils informatiques facilitant la gestion quotidienne ;
- Nécessité de connaître/s’approprier le réseau communal et d’assurer la prise de contact auprès de fournisseurs de services ou autres interlocuteurs externes liés au service.
5.Compétences et qualités personnelles et sociales (savoir-être)
- Faire preuve de méthodologie et de rigueur, être organisé et posséder un esprit de synthèse ;
- Avoir un esprit créatif pour trouver les solutions adéquates aux problèmes qui peuvent survenir ;
- Ne pas avoir peur de prendre des décisions dans les limites des compétences reçues ;
- Être attentif aux autres et communiquer d’une façon efficace qui favorise la communication ouverte ;
- Etre sensible à l’aspect social de la fonction, capacité d’écoute et d’empathie ;
- Capacité de travail en équipe avec le coordinateur d’une part et les gardiens de la paix d’autre part ;
- Très bonne orthographe et bonne capacité rédactionnelle ;
- Sens de l’organisation et de l’autonomie ;
- Débrouillardise, capacité de prendre des initiatives et d’initier de nouveaux fonctionnements applicables au sein du service.
Comment postuler ?
La candidature devra nous parvenir au plus tard le 12 juillet 2019 à l'adresse suivante : admin-prevention@auderghem.brussels ou le déposer/l'envoyer à : Maison de la Prévention et des Solidarités - Service CAF - Chaussée de Wavre n°1326 à 1160 Auderghem.
Le dossier de candidature comprend :
- Lettre de motivation
- CV
- Copie de la carte d’identité
- Copie du diplôme requis
- Certificat de bonne vie et mœurs (éventuel)
- Date de session d’examen écrit souhaité : mercredi 24 juillet 2019 (matinée) ou mercredi 07 août 2019 (matinée)
A NOTER :
Un examen écrit se déroulera dans un premier temps (2 sessions possibles - date à choisir et à préciser dans le dossier de candidature) : le mercredi 24 juillet 2019 OU le mercredi 07 août 2019, pour la matinée.
En cas de réussite à l'écrit, un entretien oral sera fixé dans la semaine du 19 août 2019.
