L’Administration Communale d’Auderghem engage une(e) Adjoint(e) Coordination administrative et financière (Prévention) dans un contrat de remplacement à mi-temps (1 mois, renouvelable si prolongation du remplacement).

Renseignements généraux

• Grade : Secrétaire administrative
• Niveau : B1-2-3
• Service :  Prévention.
• Formation : Enseignement supérieur de type court (Baccalauréat en secrétariat – sciences humaines – administratif)
• Brevets linguistiques requis : art.8 et 9 § 1 (niveau élémentaire)

Définition du poste

La Maison de la Prévention est un service de l’administration communale, subsidié pour majeure partie, dont la mission principale est d’agir sur le sentiment de sécurité des auderghemois. Elle œuvre par le biais de tous les services qui la composent : Cempa, médiation sociale, gardiens de la paix, etc….

Le service de coordination administrative et financière est la structure de base qui permet à la Maison de la Prévention de fonctionner et d’atteindre les missions qui lui sont fixées par les pouvoirs subsidiants et par les instances communales. Pour cela, il est composé d’une coordination et d’un adjoint qui collaborent à la gestion logistique, administrative, financière et du personnel afin d’assurer le bon fonctionnement et  la continuité de la Maison de la Prévention et de tous les services qui la composent.

Les missions/activités présentées ci-après ne représentent pas la liste exhaustive des tâches qui incombent à la coordination.

Missions et activités

Volet financier

• Application des procédures communales en matière de fonctionnement financier au sein de l’administration et du service prévention plus spécifiquement ;

• Maîtrise des subsides octroyés au service de prévention  et des directives financières en vue d’aider à la constitution des dossiers financiers de justificatifs ;

• Aide à l’établissement du budget annuel du service et suivi des modifications budgétaires éventuelles ;

• Aide au suivi permanent du budget par le contrôle et le suivi des dépenses globales et par service dans les régimes ordinaire et extraordinaire ;

• Aide à la réalisation de tout document lié au bon fonctionnement financier du service (ordres de recouvrement, notes à mandater, bons de commande, tableaux financiers liés aux frais de personnel, de fonctionnement et d’investissement …) ;

• Lancement et suivi de marchés publics ;

Volet administratif

• Rédaction et suivi de rapports présentés au Collège échevinal et/ou au Conseil communal ;

• Suivi de toute demande en matière administrative émanant du service, de la commune et/ou des instances subsidiantes selon les procédures d’application (conventions, déclarations de créance, attestations de personnel, …) ;

• Participation et rédaction de procès-verbaux lors de réunions internes et communales ;

• Relai de communication et d’information ;

• Gestion du matériel et de la logistique (économat, stockage et inventaire, suivi du matériel, achat de fournitures diverses, …) et contacts fournisseurs ;

Volet personnel

• Maîtrise et garant du respect du règlement du travail ou de tout règlement relatif au fonctionnement du service ;

• Gestion et suivi logistique auprès du personnel (commande chèques-repas, matériel de communication,  équipement, économat, formations, congés, maladies, attestations diverses, cadre du personnel, etc…) ;

• Gestion et suivi des procédures de recrutement/d’évaluation/de licenciement ;

• Gestion et tenue des dossiers du personnel ;

Volet primes à la sécurisation des habitations privées

• Elaboration du règlement, procédure de mise en application, traitement des dossiers et suivi des primes à la sécurisation des habitations privées en collaboration avec le conseiller en prévention vol ;

• Contacts particuliers ;

Volet communication

• Mise en place et suivi d’outils de communication interne ;

• Promotion de la visibilité de la Maison de la Prévention en matière de communication vers l’extérieur ;

Compétences

Compétences génériques liées à la fonction

• Gestion de l’information : comprendre, assimiler, analyser et intégrer l’information ;

• Gestion des tâches : Exécuter des tâches, structurer le travail, résoudre des problèmes et décider en fonction de l’autonomie établie avec le supérieur hiérarchique ;

• Gestion des relations : Communiquer, écouter activement, travailler en équipe et agir de manière orientée service ;

• Gestion de son fonctionnement personnel : Faire preuve de respect, s’adapter, faire preuve de fiabilité, d’engagement, gérer le stress, s’auto-développer, atteindre les objectifs.

Savoir

• Connaissance et/ou appropriation du mode de fonctionnement et procédures de l’administration et du service de la Maison de la Prévention pour les domaines de gestion administrative, logistique et de personnel (règlements de travail, procédures communales et internes, règlementation en lien avec les primes à la sécurisation, règlementations liées aux subsides…) ;
• Connaissance et/ou appropriation du mode de fonctionnement de la comptabilité communale ;
• Connaissance et/ou appropriation du mode de fonctionnement des instances subsidiantes ;
• Connaissance et/ou appropriation du réseau de collaborations au sein de l’administration communale et de la Maison de la Prévention ;
• Maîtrise d’outils de communication ;
• Maîtrise d’outils informatiques : Excel, Word, Outlook, Powerpoint ;
• Maîtrise du logiciel de comptabilité Acropole ;
• Maîtrise du logiciel BOS.

Savoir-faire

• Très bonnes capacités rédactionnelles, de synthèse et orthographiques ;
• Bonne expression orale et de communication auprès de publics variés ;
• Faire preuve de méthode, d’organisation, de rigueur et posséder un esprit de synthèse ;
• Faire preuve de débrouillardise et d’autonomie ;
• Capacité de prendre des initiatives, de proposer/d’initier de nouveaux fonctionnements applicables au sein du service et de s’adapter  face à des situations imprévues/inconnues ;
• Capacité de fournir un travail de qualité dans un laps de temps relativement limité.

Savoir-être

• Etre sensible à l’aspect social de la fonction, à l’intérêt de l’administration communale et à l’objet du service de prévention ;
• Volonté de communiquer de manière efficace ;
• Volonté de fournir un travail de qualité (conscience professionnelle) ;
• Capacité d’écoute et d’empathie ;
• Capacité de travail en équipe ;
• Bonne gestion du stress.

Intéressé?

Envoyer votre dossier COMPLET de candidature, à l’adresse mail suivante : admin-prevention@auderghem.brussels.

Le dossier complet de candidature comprend :

• CV et lettre de motivation
• Copie de carte d’identité
• Copie du diplôme (Baccalauréat au minimum)
• Certificat de bonne vie et moeurs récent (éventuel)

Date limite : Le 18 mars 2022 au plus tard.

Les candidats sélectionnés seront invités à réaliser un travail à domicile endéans la semaine suivante. Si l’épreuve écrite est réussie, les candidats seront conviés à un entretien oral de recrutement qui se tiendra le vendredi 25 mars 2022 ! (1 seule date).

Engagement envisagé le 1er avril 2022.