La commune d'Auderghem souhaite engager un secrétaire d'administration responsable de bibliothèques (Niveau A)

Conditions d’accès

Etre porteur d’un des titres suivants :

• un(e) master/licence en Science du Livre et des bibliothèques (2 ^ème cycle) ;
• un(e) master/licence spécial(e) en Science de l’information et de la documentation (3 ^ème cycle);
• un(e) master/licence en Sciences et technologies de l’information et de la communication;
• un(e) master/licence ET
  • soit avoir été titulaire d’une fonction d’animateur subventionné dans le cadre du décret du 24 octobre 2008 déterminant les conditions de subventionnement de l’emploi dans les secteurs socioculturels de la communauté française,
    • soit être sélectionné par un jury composé de représentants du ou des pouvoirs organisateurs de l’opérateur du Service public de la Lecture et d’un membre de l’Inspection ;

Contrat  : CDI

Missions

Vous concevez, coordonnez et exécutez la politique communale en matière de bibliothèques.

Réalisant les choix du collège et du conseil comme des autorités subsidiantes et de tutelle, vous avez la responsabilité des résultats issus de votre service. Vous coordonnez celui-ci et en assurez le suivi des activités, sur base de votre expérience et dans le respect de la législation. Vous conduisez votre équipe de manière à y développer de bonnes relations. Vous avez le souci de la qualité et de la satisfaction du public.

Vous représentez les bibliothèques au sein de l'administration communale, au sein du réseau des bibliothèques de la Fédération Wallonie Bruxelles ainsi qu'à l'égard des autorités subsidiantes et des partenaires locaux.

Vous initiez de nouveaux projets pour consolider le travail des bibliothèques et vous développez la politique de communication de celles-ci.

Activités principales

Gestion d'entité : exécution des objectifs stratégiques et opérationnels du service, information et propositions à la hiérarchie, application des législations relatives au service, gestion des relations avec les services internes et externes, gestion du budget et contrôle, gestion du cadre (et) des effectifs.

Gestion d'équipe : détermination des objectifs de l'équipe, optimisation du fonctionnement de l'équipe (communication des informations nécessaires à l'équipe. Développement de la cohésion d'équipe, évaluation des performances de l'équipe), gestion et développement individuels des collaborateurs. 

Gestion des performances et des compétences des collaborateurs (notamment par la motivation à la formation), organisation et distribution du travail, gestion ''quotidienne'' du personnel (congés, présences, absences).

Gestion de projets : rédaction des outils de planification des activités des bibliothèques. Pilotage des projets et de l'équipe à y impliquer (collaborateurs internes et externes), évaluation globale de chaque projet,  analyse de la concordance du projet avec les objectifs stratégiques.
Support administratif : gestion de la correspondance entrante et sortante, traitement de documents et informations, gestion des dossiers soumis au Collège, Conseil et Tutelle, réalisation des rapports d'activité.

Compétences comportementales

• Communiquer
• Description
  • J’exprime mes messages de manière à ce que mon interlocuteur les comprenne.
• Indicateurs de compétence
  • J’adapte mon langage (verbal et non-verbal) à mon interlocuteur en essayant de parler clairement.
  • Je donne des explications et/ou des consignes claires et une information complète.
  • Je fais connaître des enjeux complexes avec clarté et de façon crédible quel que soit mon public.
  • Je vais à l'essentiel et formule mon message de manière structurée, cohérente en utilisant  les techniques de communication adaptées.
  • Je suis capable de vulgariser. J’évite le jargon.
• Construire un réseau
• Description
  • Je noue des liens professionnels avec les personnes susceptibles de m’aider à atteindre mes objectifs et de créer un résultat à long terme et bénéfique pour toutes les parties.
• Indicateurs de compétence
  • Je développe des contacts privilégiés avec des collègues et intervenants externes-clés.
  • Je fais appel à la hiérarchie pour élargir mon réseau.
  • Je participe à des réunions internes ou externes et suis des formations afin d'élargir mon réseau.
  • Je renforce la coopération en apportant, de façon proactive, mon expertise aux membres du réseau.
  • J'identifie les personnes ressources avec lesquelles je vais travailler sur le projet/dossier.
• Décider
• Description
  • J'arrête un choix après avoir analysé la situation et détermine les objectifs et le plan d'action.
• Indicateurs de compétence

• Je m'assure de disposer de toutes les informations pertinentes avant de décider et, face à plusieurs alternatives, je choisis la solution la plus adéquate/efficace.
• Je détermine des indicateurs qui me permettent d'évaluer les décisions prises et je m'assure de l'application de mes décisions.
• Je m’assure du soutien de la hiérarchie.
• Je décide rapidement si les circonstances l’exigent.
• Diriger une équipe
• Description
  • Afin d’atteindre les objectifs fixés, je pilote et motive mes collaborateurs et œuvre à la coopération entre eux. Je prends les décisions utiles au bon fonctionnement de l'équipe.
• Indicateurs de compétence
  • En fonction des objectifs opérationnels et des moyens humains disponibles, j'attribue des missions et des tâches spécifiques aux membres de l'équipe.
  • J'assume la responsabilité des actions et résultats de l'équipe.
  • Je fixe les missions de mon personnel en tenant compte de ses attributions, de ses compétences et de son expertise.
  • Je mène les entretiens avec les collaborateurs afin d'évaluer de manière objective leurs compétences et l'accomplissement de leurs tâches.
  • Je montre l'exemple en tant que responsable en agissant avec intégrité et professionnalisme.
  • Je supervise le travail de mes collaborateurs, veille à ce que les objectifs soient atteints et les tâches correctement exécutées.
  • J'utilise et encourage le développement des compétences de chaque membre de l'équipe afin d'accroître l'efficacité de celle-ci.
  • Lorsqu’une décision a des conséquences sur le fonctionnement de l’équipe, j'explique clairement les raisons de la décision et son implication sur le travail.
  • Je définis et organise de manière cohérente les priorités et étapes nécessaires à la réalisation des objectifs et activités de mon unité organisationnelle. J'organise et optimise les ressources disponibles.
  • J’exprime et défends mes points de vue, intérêts, décisions et sentiments. Je reste ferme mais sans agressivité afin de développer des relations de respect mutuel.
  • Je soutiens des actions et guide des personnes, de façon individuelle ou en équipe, afin de leur permettre de se développer.
• Gérer les conflits
• Description
  • Je désamorce les états de tensions et crée un environnement propice à des collaborations sereines afin de prévenir de nouveaux conflits.
• Indicateurs de compétence
  • J’aide les parties à analyser la situation, j'identifie les points d'accord/de désaccord et encourage les parties à trouver une solution.
  • J'ai conscience de mes limites,  je propose et mets en place une médiation avec un tiers en cas de désaccord.
  • Je reste objectif, j’adopte une position neutre et ne prends pas parti.
  • J'encourage l'équipe à se recentrer sur les objectifs afin de moins mettre l'accent sur les problèmes de personnalité.
• Gérer ses émotions
• Description
  • Je réagis de façon constructive à une situation problématique/une contrainte/ une pression ou à une situation que je vis comme telle, afin de poursuivre ma mission. 
• Indicateurs de compétence
  • Je conserve une attitude positive sous pression.
  • Je dédramatise, relativise, j'évite de prendre les choses trop à cœur.
  • Je mets des limites en me montrant ferme, calme et respectueux.
  • Je passe le relais au moment opportun quand la situation l’impose.
  • Je reste concentré sur ma mission, mes objectifs même en situation émotionnelle difficile.
• S'autodévelopper
• Description
  • Je cherche continuellement à m'améliorer. Je considère mon cadre de travail comme un lieu d’apprentissage et développement.
• Indicateurs de compétence
  • J’intègre les nouvelles informations.
  • Je cherche à améliorer en permanence mes prestations en tirant des leçons de mes erreurs.
  • Je développe les compétences stratégiques utiles à l'évolution future du service.
  • Je tire profit des enseignements que je partage avec les autres (connaissances, expérience).
  • Compétences techniques
• Bonne connaissance du fonctionnement des institutions.
• Connaissance des législations relatives à la fonction.
• Connaissance des règles et principes en matière de sécurité et d’hygiène relatives aux fonctions du service.
• Capacité de définir un budget, d’en suivre l’exécution et de l’évaluer.
• Connaissances bureautiques élémentaires et compréhension de la logique bureautique (par exemple, à quoi sert une banques de données, que peut-on attendre d’un logiciel et comment l’équipe peut-elle y adhérer).

Intéressés ?  :

La candidature (C.V. et lettre de motivation) est à adresser au service des Ressources Humaines de l’Administration communale d’Auderghem, rue Emile Idiers, 12 - 1160 Bruxelles (ou par courriel à recrutement1160@auderghem.irisnet.be ) pour le 3 juin 2016 au plus tard, et doit être accompagnée d’une copie du diplôme obtenu.