Renseignements généraux

• Grade : Secrétaire administratif
• Niveau : B1-2-3
• Service :  Ressources Humaines
• Conditions d'accès :
  • Etre porteur d'un bachelier/graduat  en rapport avec la fonction à conférer ou d’un titre de compétence professionnelle ou de valorisation de compétence professionnelle obtenu conformément à la réglementation sur les titres de compétence professionnelle.
  • Satisfaire à l’examen de recrutement
  • Brevets linguistiques requis : art.8 et 9 § 1 (niveau élémentaire)

Définition du poste

Sous l’autorité de la Gestionnaire des Ressources Humaines, et conformément aux orientations données par le Secrétaire Communal, le collaborateur RH met en œuvre les processus et outils RH, principalement dans les domaines de l’évaluation et de la formation mais également dans le cadre  du recrutement, du développement des carrières (statutarisation, promotion), de la gestion de conflits, …

Il contribue à l’élaboration d’une politique RH intégrée au sein de l’administration

Il ne doit jamais opérer seul, les décisions sont prises en concertation avec la hiérarchie, hormis dans les dossiers dont la gestion lui est déléguée.

Il contribue au bon fonctionnement et à l’image de marque de l’administration en collaborant à une gestion rigoureuse, qualitative et professionnelle des demandes traitées par le service.

Missions

Le collaborateur RH effectue une variété d’activités spécifiques au domaine des ressources humaines :

• Evaluation des agents  : lancement des nouvelles procédures, établissement de l’échéancier des évaluations des membres du personnel, transmission des fiches d’évaluation, assistance des chefs de service pour compléter les documents des entretiens (de fonction, planification, fonctionnement et évaluation),  intégration des besoins et souhaits de formations exprimés lors des évaluations dans le projet de plan de formation, convocations des membres de la Commission de Recours, suivi administratif en cas de Recours contre une évaluation défavorable,…
• Formation : en collaboration avec la responsable de la formation :
  • identifier et mettre en place un outil récapitulant toutes les formations suivies par l’ensemble du personnel (par service et par agent) ;
  • rechercher des nouvelles formations et informer les services et les agents des possibilités de formation;
  • gérer les demandes et instruire les dossiers relatifs aux demandes de formation;
  • faire un suivi administratif rigoureux de la formation continuée (gestion des demandes de formation, bons de commande, inscriptions, rapports au Collège,   suivi des factures, réunions intercommunales,…).
  • suivre l’état de réalisation des actions de formation;
  • collaborer avec le Conseiller en Prévention : dans le cadre du Bien-être au travail : établissement de la liste des formations obligatoires, suivi des formations organisées par le Conseiller en prévention ;
  • Evaluer la pertinence des formations sur base des informations recueillies auprès des participants ;
• Recrutement des agents contractuels (toutes catégories) : actualiser les descriptions de fonction existantes, établissement de l’offre d’emploi, sélection des candidats, agenda des épreuves, contacts avec les établissements scolaires et Actiris (tableaux mensuels ACS), correspondance, suivi des subsides, notes, rapports au Collège échevinal, création du dossier, …
• Gestion de la carrière (personnel statutaire et contractuels)  : tenue des dossiers individuels du personnel suite aux événements de la vie privée et de la carrière administrative (prolongation des contrats, promotions, suivi des dossiers disciplinaires, fin de contrat,  …)
• Gestion du temps de travail  : pointeuse : encodage des horaires, des congés, maladies,  traitement quotidien des anomalies, contrôle des présences, contacts avec les firmes d’entretien, …
• Etablissement des titres de congés des membres du personnel en fin d’année  pour l’année suivante et en cours d’année pour les nouveaux engagés, modification des feuilles de congés suite à un changement d’horaire, … ; 
• Collaboration avec le Conseiller en Prévention  : dans le cadre du Bien-être au travail : veiller à la mise en œuvre de la fiche de prévention primaire du poste de travail des nouveaux entrants, adaptation en cas de modification du poste de travail, attestation accueil du nouveau travailleur, …
• Assistance du concierge dans la gestion du personnel de  nettoyage – établissements scolaires ;
• En qualité de « doublure »  (en cas d’absence d’un collègue du service Ressources humaines):
• Commande des chèques repas (tous les membres du personnel) et contrôle des listings  de présence transmis par les autres services ; 
• Dossiers « Assurances » ; 

Compétences professionnelles requises (savoir-faire)

• Connaissances des réglementations en vigueur à l’administration (Statut administratif du personnel, règlement de travail, règlement relatif à la politique de la formation, …)
• Connaissance du cadre du personnel et de l’organigramme de l’administration ;
• Connaissance de la législation dans le domaine des RH ;
• Maîtrise des techniques d’entretien ;
• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’administration   : comprendre les rouages, la structure et la culture de l’administration ainsi que les enjeux politiques, sociaux et économiques pour produire des résultats ;
• Posséder de bonnes qualités écrites et orales ;
• Maîtrise des outils informatiques de base (Word, Excel, Internet,..) ;
• Expertise en gestion de projet et conduite du changement.

Compétences et qualités comportementales (savoir-être)

• Analyser

J'identifie, étudie et traite de manière critique les différents éléments d’une situation en vue d’en comprendre le contexte / la dynamique / les liens logiques, afin d’apporter un éclairage voire de faire des recommandations.

Indicateurs de compétences

• J'examine l'information disponible, je la structure et j’en vérifie l'exactitude ;
• J'identifie l'information pertinente de la non pertinente; l'essentielle de l'accessoire ;
• Je tire des conclusions logiques et me forge une opinion rationnelle ;
• Je propose des options, des alternatives et fais des recommandations ;
• J'évalue les conséquences d'une action, d'une prise de décision ;
• J'identifie, traite et intègre les évolutions / nouvelles pratiques / tendances nouvelles susceptibles d'agir sur l'organisation.

• Structurer son travail

Je définis et organise de manière cohérente les priorités et étapes nécessaires à la réalisation de mes objectifs et/ou activités.

Indicateurs de compétences

• J’organise mon temps de travail en concertation avec l’équipe ;
• Je respecte les priorités qui me sont imposées ;
• Je me fixe des objectifs intermédiaires réalistes et je fais le point régulièrement (avec ma hiérarchie, mes collègues) sur le travail réalisé afin de réorganiser mes activités en conséquence ;
• Je garde une organisation de haut niveau malgré la pression du temps et le manque de moyens mis à ma disposition ;

• Agir avec intégrité et professionnalisme

J’ai le sens du service public et en respecte les grands principes. J’agis dans le respect des normes de bonnes pratiques professionnelles. Je veille à la primauté de l’intérêt général sur les intérêts particuliers.

Indicateurs de compétences

• Je traite les personnes de façon équitable, avec respect et courtoisie ;
• Je respecte et applique avec loyauté les règles, procédures, consignes et décisions ;
• Je respecte mes engagements ;
• Je me montre serviable et réagis rapidement aux demandes de mes collègues/des usagers ;
• Je montre du respect pour mes supérieurs et la structure hiérarchique établie ;
• Je respecte les règles de confidentialité et me conforme à la législation relative à la protection de la vie privée ;
• Dans des situations très délicates ou sous pression, j'agis avec intégrité.

• Trouver des solutions
• Je mobilise des ressources afin de faire face à un problème / une situation inhabituelle.

Indicateurs de compétences

• Face à un problème, je prends le temps d'analyser la situation (causes, obstacles, impact) ;
• Je mets en place des solutions en fonction de ma propre expérience, de mes connaissances et de l’environnement ;
• Je fais des propositions d’amélioration/de solution innovantes à la hiérarchie ;
• Je suis capable d'impliquer les autres pour résoudre un problème ;
• Je m’adapte rapidement à une situation nouvelle et envisage une solution pertinente, efficace et qui peut évoluer avec le temps (suffisamment souple et transposable) ;
• Je résous rapidement et de manière adéquate les problèmes auxquels je suis confronté(e) même sous pression.

• Coopérer

Je travaille avec d’autres à la réalisation d’objectifs. Je partage les ressources et agis en me montrant soutenant et solidaire.

Indicateurs de compétences

• J’échange de l'information avec les collègues (pour connaître leur avis, écouter leurs propositions) en vue d'atteindre les objectifs fixés ;
• Je tiens compte des idées, de la vision de mon interlocuteur en vue de prendre une décision commune ;
• Je reconnais les côtés positifs, les bons résultats des collègues ;
• J'arrondis les angles, j'évite les conflits ;
• Je suis capable de trouver des solutions et de prendre des décisions en équipe ;

• Piloter le changement

Je fais en sorte d’accroître l’efficacité des processus et des équipes en agissant sur les différents éléments de l’organisation - en utilisant les méthodes et outils adéquats, en accompagnant les acteurs du changement.

Indicateurs de compétences

• Je recense les besoins nécessaires au changement ;
• J'organise des moments d'échange avec les acteurs du changement et j’encourage leur participation au changement ;
• J'élabore mes propositions de changement en tenant compte du cadre et de ma marge de manœuvre ;
• J'explique le bien-fondé du changement et le processus choisi ;
• J'explicite les contraintes organisationnelles au changement ;
• Je mets en relation les personnes concernées pour mener à bien le projet ;
• Je mets en évidence les gains potentiels individuels ;
• Je poursuis la mise en œuvre des actions décidées malgré les tentatives de déstabilisation ;
• Je garantis que le changement serve les orientations stratégiques de l'organisation.

• Construire un réseau

Je noue des liens professionnels avec les personnes susceptibles de m’aider à atteindre mes objectifs et de créer un résultat à long terme et bénéfique pour toutes les parties.

Indicateurs de compétences

• J'identifie les personnes ressources avec lesquelles je vais travailler sur le projet/ dossier ;
• Je participe à des réunions internes ou externes et suis des formations afin d'élargir mon réseau ;
• Je donne un feed-back (ex. état des lieux d'un projet) aux personnes ressources, par rapport à l’aide apportée ;
• Je renforce la coopération en apportant, de façon proactive, mon expertise aux membres du réseau.

• S’auto-développer

Je cherche continuellement à m'améliorer. Je considère mon cadre de travail comme un lieu d’apprentissage et développement.

Indicateurs de compétence

• Je me forme pour m’améliorer et évoluer, je tire des leçons de mes erreurs.
• Je mets en pratique les nouvelles connaissances et modes de fonctionnement;
• Je tire profit des enseignements que je partage avec les autres (connaissances, expérience).

Intéressé ? :

La candidature (C.V. et lettre de motivation) est à adresser au service des Ressources Humaines de l’Administration communale d’Auderghem  à l’attention de madame Véronique Belpaire, rue Emile Idiers, 12 - 1160 Bruxelles (ou par courriel à l’adresse : recrutement1160@auderghem.brussels )   pour le  3 octobre 2019 au plus tard.