La commune d'Auderghem souhaite engager un·e attaché administratif pour le service Population

Renseignements généraux

• Grade : Attaché
• Niveau : A1-2-3
• Service(s) : Service de la Population
• Conditions d’accès :

Recrutement :

1. être porteur d'un(e) master/licence – profil juridique en rapport avec la fonction à pourvoir  ;
2. avoir satisfait aux épreuves d'admission

• Brevets linguistiques requis : art.8 et 9 § 1 (niveau élémentaire) ou être disposé à passer l’examen au SELOR
• La connaissance d’autres langues constitue un atout (anglais, espagnol,…)
• Permis de conduire B

Définition du poste

Le  responsable adjoint du service population évolue au sein du service « Population - Etat civil » dont les activités s’exercent à l’Hôtel communal d’Auderghem, au sein du complexe hospitalier du Chirec – Delta, (Etat Civil : naissances, décès) et au cimetière communal.

Il aide également et apporte son soutien au service Etrangers.

Le service « Population » est constitué de plusieurs départements (Population – Etat Civil – Etrangers…) et dispose de +/- 25 collaborateurs.

Missions

Sous la supervision et avec le soutien du chef de service, il/elle est le support juridique des différents départements de plus il apporte son soutien au service Etrangers.

Son champ d’activité s’oriente sur deux axes :

• Envers le public :

1. En tant que représentant de l’administration, il s’assure d’un bon accueil en informant et proposant des solutions aux citoyens
2. Il assure le suivi des dossiers et informe de leur avancement.

• En interne et en collaboration avec la hiérarchie et les départements :

1. Il participe à l’établissement des projets du service tant ponctuels que structurels ;
2. Il participe à l’élaboration des règlements et des procédures de fonctionnement et des marchés ;
3. Il analyse et fait des recherches en vue de la résolution des dossiers problématiques.

Il a comme responsabilités :

• Primaire (sous la responsabilité et avec le soutien du chef de service)
  • Gestion juridique : Gestion et analyse des dossiers juridiques relatifs aux départements du service. Réalisation de recherches juridiques et proposition de solutions. Rédaction de  courriers de réponse, notes et éventuellement des recommandations. En collaboration avec le chef de service, supervision des dossiers complexes de l’ensemble des départements et préparation et/ou validation des documents à l’attention des autorités .
  • Assure le suivi et la veille  de la législation et participe à l’élaboration des process à l’attention des collègues en collaboration avec les responsables des départements.
  • Gestion de projets : Participe à la définition des besoins, réalise des études de faisabilité et est acteur de leur accompagnement. Evalue et propose des analyse de résultats. Participe à l’évolution et à la maintenance des solutions et des outils mis en place
  • Gestion « guichets » : Assure le bon fonctionnement des guichets en s’assurant du bon accueil des citoyens. Il assure le contrôle et la validité des documents. Intervient en cas de situation délicate.  
• Secondaire (en cas d’absence du chef de service)
  • Gestion d’équipe : Veille au maintien des bonnes relations de travail entre les membres du personnel du service, les autres membres de l’administration. Assure la bonne circulation de l’information. Aide dans la mesure de ses possibilités les collègues en cas d’absence.
  • Gestion financière : Collabore avec le chef du service à l’élaboration des prévisions budgétaires pour répondre aux besoins de service et veille à l’exécution des décisions.
  • Gestion administrative : Gestion des dossiers dont il a la mission, élabore les dossiers en vue de leur présentation aux différents organes (Comité de Direction, Collège, Conseil).
  • Remplace le chef de service en cas d’absence
  • Gestion événementielle : Participe activement à l’organisation des élections et à diverses cérémonies (nouveaux habitants,..)

Compétences techniques

• Législation : Bonne connaissance de la législation en lien avec les matières traitées par les différents départements et connaissance de base des législations entrant en interaction (Règlementation sociale, CPAS,…).
• Connaissance des logiciels et des applications spécifiques au fonctionnement du service (Saphir,…)
• Bonne connaissance des logiciels de base en informatique.

Compétences personnelles (savoir être)

• Capacité d’analyse, d’étude et d’identification
• Autoformation en recherchant les moyens de s’améliorer
• Optimisation
• Coopération et solidarité
• Ethique

Intéressé ?:

La candidature (C.V. et lettre de motivation) est à adresser au service des Ressources Humaines de l’Administration communale d’Auderghem  à l’attention de Madame Stéphanie Housiaux, rue Emile Idiers, 12 - 1160 Bruxelles (ou par courriel à l’adresse : shousiaux@auderghem.brussels )  pour le 31 décembre 2019 au plus tard.