La commune d’Auderghem recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) (niveau C) - Service Population

Conditions contractuelles

• Grade : Assistant Administratif niveau C1-2-3
• Section : Département Population
• Brevets linguistiques requis : niveau élémentaire (écrit et oral)
• Régime de travail : temps plein
• Durée du contrat : CDI

Description de la fonction

L’assistant administratif est affecté au guichet « Population » dont les activités principales sont :

• Effectuer les changements d’adresse ;
• Délivrer des certificats et extraits ;
• Commander et délivrer des cartes d’identités et des titres de séjour ;
• Commander et délivrer des passeports ;
• Commander et délivrer des permis de conduire.
• Fonctionner au sein d’une équipe, les décisions sont prises en concertation avec le responsable de service, hormis dans les dossiers dont la gestion vous est déléguée.  
• Contribuer au bon fonctionnement de l’administration en collaborant à une gestion rigoureuse, qualitative et professionnelle des demandes traitées par le service.
• Avoir constamment à l’esprit que vous véhiculez l’image de marque de l’administration envers les citoyens pour qui vous constituez généralement le (premier) contact.

Missions

L’agent administratif effectue principalement des missions de deux types : aux guichets et hors guichets,

Un accueil au guichet:

• Fournir les renseignements les plus précis et complets possibles, au cas par cas, à des personnes qui souhaitent,
• changer d’adresse (que le changement se réalise à partir d’une autre commune ou au sein même de la commune),
• se voir délivrer des certificats et extraits des registres de la Population,
• obtenir des documents spécifiques tels que :
  1. prise en charge touristique ou relatif aux étudiants étrangers
  2. copies conformes
  3. légalisation de signature
  4. document de départ en vue de s’établir à l’étranger (modèle 8)
  5. autorisations parentales
  6. certificat d’identité pour les enfants de moins de 12 ans (étrangers)
• Pour le service Passeports – Permis de conduire – Carte d’identité électronique, le travail consiste via l’utilisation de programmes spécifiques (Saphir Population – Permis de conduire (Mercurius) –Passeports (Belpass) ainsi que du logiciel BELPIC à la gestion des cartes électroniques et titre de séjour (demandes, renouvellement, code pin,…).

En dehors des heures de service au guichet  :

• Gérer les retours d’enquête d’inscription des inspecteurs de quartier en vue de leur collecte au niveau du registre national,
• Gérer les demandes de radiation d’office proposées par les inspecteurs de quartier et soumettre ces dernières aux séances du collège via l’application BOSecrétariat,
• Gérer les demandes du public qui s’adresse à l’administration via l’application Irisbox pour la délivrance de leurs documents administratifs, 
• Gérer le transmis des dossiers dans les autres communes lors de changements d’adresse (sorties),
• Gérer la transmission des documents soumis à la signature du Bourgmestre ou des Echevins,
• Gérer les communications téléphoniques et le courrier électronique,
• Préparation des convocations (ex :  pour le renouvellement des cartes d’identité,…),
• Gestion des rappels.

Compétences professionnelles requises (savoir-faire)

• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’administration   : comprendre les rouages, la structure et la culture de l’administration ainsi que les enjeux politiques, sociaux et économiques, pour produire des résultats ;
• Maîtriser les dispositions légales et réglementaires ;
• Posséder de bonnes qualités rédactionnelles ;
• Maîtrise des outils informatiques de base (Word, Excel, Internet,..).

Compétences et qualités personnelles et sociales (savoir-être)

• Posséder un esprit de communication ;
• Etre apte à maîtriser les situations de crise ;
• Etre capable de résoudre des situations dans l’urgence et/ou inextricable en proposant des solutions ;
• Respecter la confidentialité des informations
• Etre impartial et humain ;
• Etre structuré et complet dans l’accomplissement des tâches administratives ;
• Etre confiant en son jugement et ses capacités ;
• Savoir être emphatique vis-à-vis des différentes cultures auxquelles l’assistant est confronté et pouvoir expliquer les étapes nécessaires à la conclusion des différents dossiers.
• Gérer les  priorités,
• Prendre des initiatives

Intéressé(e) ?

La candidature (C.V.et lettre de motivation) est à adresser au service des Ressources Humaines de l’Administration communale d’Auderghem, rue Emile Idiers, 12 - 1160 Bruxelles (ou par courriel à obendadi@auderghem.brussels, shousiaux@auderghem.brussels) pour le 31 août 2022 au plus tard.

Nous avons plusieurs postes ouverts et par conséquent il est important de noter l’intitulé du poste souhaité sur votre C.V., afin d’éviter les confusions.

L'Administration communale mène une gestion active de la diversité en garantissant l'égalité des chances, de traitement et d'accès aux sélections pour tous ses candidats.