Pour de nombreux parents, l’inscription en milieu d’accueil peut être synonyme de parcours du combattant, et ce, tant en en raison du nombre restreint de places en milieu d’accueil qu’en raison des démarches administratives à effectuer auprès de nombreux établissements.
Depuis septembre 2021, les crèches communales d’Auderghem offrent aux familles la possibilité d’inscrire leur.s enfant.s via un formulaire disponible sur le site internet de la Commune.
Je vous remercie pour vos réponses.
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Réponse de Madame Florence Couldrey, Échevine :
Madame la Conseillère communale,
Je vous remercie pour votre question.
En 2019, le Collège a décidé d’être audacieux et d’opter non seulement pour un logiciel d’inscription mais aussi pour un logiciel de gestion et de communication avec les parents.
Après avoir échangé avec d’autres communes pour identifier les options nécessaires, après avoir rencontré le CIRB ainsi que des développeurs, après avoir analysé les fonctionnalités de logiciels disponibles dans d’autres pays, et constaté qu’il n’existait aucun logiciel Petite Enfance aussi performant que ce que nous le souhaitions sur le marché belge francophone ; en 2020, le Collège a décidé de sélectionner une start-up belge qui était en train de développer un logiciel de centralisation des inscriptions.
Aujourd’hui, le logiciel TUTUTE devenu entre-temps BE KID est à la base le résultat du travail du concepteur et de la collaboration avec notre commune. Comme souhaité, le logiciel assure la centralisation des inscriptions, facilite la communication avec les parents, le travail des collaborateurs, permet d’optimiser les taux d’occupation ainsi que la gestion globale des crèches.
Désormais plus de 150 crèches travaillent avec le logiciel BE KID, à Bruxelles et en Wallonie. A Bruxelles, sur 19 communes, 13 pouvoirs organisateurs ont déjà de choisi de travailler avec le logiciel. Avant de se décider, certaines communes nous ont contacté pour recueillir notre avis.
Pour nous, le bilan est clairement positif.
Bien sûr, des améliorations sont toujours possibles. Le logiciel est en évolution constante car le concepteur vise l’excellence et est réactif aux demandes faites par les milieux d’accueil.
Concernant les inscriptions, le processus est rapide. Il ne demande que quelques minutes d’attention.
En un an, de septembre 2021 à septembre 2022 nous avons reçu 660 demandes d’inscription dont 635 en ligne et 25 via notre permanence téléphonique. Les familles en fracture numérique ont la possibilité de s’adresser à la permanence téléphonique pour que l’inscription soit introduite par un agent de la Petite Enfance.
Parmi les avantages du système :
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Une accessibilité 24h/24, 7 jours sur 7 ;
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Une seule démarche administrative (inscription en ligne) offrant une simplicité d’utilisation au lieu de 4 appels téléphoniques pour contacter chacune de nos crèches communales ;
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Les familles reçoivent instantanément une confirmation de leur demande d’inscription avec un numéro de dossier. Ensuite, au plus tôt dans les 15 jours et au plus tard dans le mois qui suit leur demande, une réponse leur est donnée ;
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En cas de réponse défavorable, la demande est automatiquement mise sur une liste d’attente. Cette liste d’attente peut être consultée par les directions de crèches. Le personnel administratif autorisé à accéder au logiciel peut obtenir un listing d’attente ordonné par ordre chronologique, intégrant les priorités de l’ONE reprises dans l’arrêté de mai 2019 (telle situation sociale, une fratrie, etc.), la date d’entrée souhaitée et l’âge de l’enfant. Le listing d’attente est automatiquement mis à jour : tous les 3 mois, un mail est envoyé aux parents afin de savoir s’ils veulent ou non rester sur la liste d’attente.
Le logiciel BE KID offre un gain de temps tant pour les parents que pour le personnel, mais ne permet pas de combler l’ensemble des attentes des familles.
Les principales questions remontant vers notre permanence téléphonique concernent le fait que les familles veulent savoir si elles ont une place et quand elles auront une place.
Les déceptions sont nombreuses… voici pourquoi :
Seules entre 10% et 15% des familles qui font une demande obtiennent une place en crèche communale. Entre janvier 2022 et décembre 2022, 91 familles ont reçu une décision positive d’entrée dans l’une des 4 crèches communales. Un enfant reste en crèche entre 30 et 36 mois. Cela explique que les places se libèrent au compte-goutte.
Par ailleurs, pour une famille dans l’attente d’une solution de garde pour leur enfant, il n’est pas nécessairement facile de comprendre que leur indiquer leur position sur la liste d’attente n’offre pas une information pertinente. Et ce, pour plusieurs raisons. Lorsqu’une place est disponible, elle est attribuée en fonction de l’ordre chronologique, en fonction des priorités reprises dans l’arrêté de mai 2019, en fonction de l’âge de l’enfant et en fonction de la date d’entrée souhaitée mentionnée par les parents. À titre d’exemple, si une place se libère dans la section des enfants de 5 mois, on ne peut pas y accueillir un enfant de 18 mois. Autre exemple : deux familles postulent pour une place pour un enfant de 9 mois. Suite à un désistement, une place pour un enfant de 9 mois se libère. Une famille est sur liste d’attente depuis des mois tandis que l’autre depuis 15 jours. Celle qui est en attente depuis 15 jours obtient la place car elle présente des difficultés sociales importantes. La réglementation de l’ONE prévoit que c’est la famille qui présente des difficultés sociales qui est prioritaire.
Par rapport aux disponibilités des places, le logiciel BE KID offre une réelle facilité de lecture.
Grâce à des codes couleurs sur un calendrier, le personnel communal peut rapidement voir à partir de quelle date une place à temps plein ou à temps partiel est disponible.
Concernant la planification des passages de section et des dates d’entrée et de sortie de l’enfant, les informations sont disponibles sur le logiciel mais elles à prendre à titre indicatif.
Pourquoi ? Pour nous, veiller au bien-être de l’enfant et à son évolution dans sa globalité est essentiel. De ce fait, un enfant ne change de section non pas parce qu’il était prévu qu’il change à tell moment, mais bien parce qu’il est prêt au niveau de ses capacités. Chaque enfant est différent. Ainsi, un enfant de 13 mois peut, en accord avec les parents, être amené à rester dans la section des bébés parce que son évolution psychomotrice est différente de « la norme ». De même, un parent peut indiquer lors de l’entrée en crèche que son enfant partira de la crèche à 3 ans, et se rendre compte qu’à 2,5 ans son enfant est prêt à rentrer en classe maternelle. En général, c’est 7 ou 8 mois avant un départ, que l’on sait quand une place sera disponible, sauf en cas de départ anticipatif pour cause de déménagement par exemple. Cela permet une planification efficace. Ceci assez honorable, lorsque l’on sait que certaines communes ont pour habitude de demander de rappeler quand l’enfant est né.
Un des atouts du logiciel est d’offrir une accessibilité d’un nombre important d’informations en temps réel. out membre du personnel qui a accès au logiciel dispose de la même information qui est mise à jour en temps réel. Un sacré atout, notamment pour les cas d’urgence.
Un exemple ? En cas de coupure d’électricité inopinée qui nécessite la fermeture exceptionnelle d’une crèche, le service administratif central peut rapidement prévenir les parents concernés. Le logiciel pouvant envoyer l’information en quelques minutes aux parents par sms, mail etc. Et le personnel autorisé peut accéder aux coordonnées des parents et aussi avertir les parents via un échange téléphonique.
En résumé, ce logiciel pratique, simple d’utilisation, facilite le travail des collaborateurs, offre des statistiques utiles, favorise gestion, la communication et est en évolution constante.
