Chapitre I : Généralités

Article 1

Le présent règlement d’ordre intérieur s’applique aux séances ordinaires du collège des bourgmestres et échevins.

Article 2

Sauf décision du Bourgmestre, les séances ordinaires se tiennent tous les mardis à partir de 10.00 dans la salle dite « salle du Collège » de la maison communale, rue Idiers 12.

La convocation aux réunions extraordinaires se fait par voie électronique, si possible deux jours francs avant celui de la réunion.  Toutefois, en cas d'urgence, le bourgmestre reste juge du jour et de l'heure de la réunion.

Le Collège ne peut délibérer si plus de la moitié de ses membres n'est présente.

En cas de force majeure ou dans 10 pour cent des séances du collège des bourgmestre et échevins maximum par an, les réunions peuvent se tenir à distance, par téléconférence ou vidéoconférence, à l'aide de techniques de télécommunication qui permettent aux membres participant à la séance de s'entendre simultanément et de délibérer simultanément ensemble. La confidentialité de la réunion doit être garantie.

Dans ce cas, l’administration met à disposition des membres du Collège un logiciel de  télé- ou vidéoconférence garantissant la confidentialité des échanges et l’identité des participants.

Article 3

La séance débute sous la présidence du bourgmestre ou, en cas d’absence de ce dernier, de l’échevin qu’il a désigné pour le remplacer ou, à défaut de semblable décision expresse de remplacement, de l’échevin le premier dans l’ordre du scrutin et ainsi de suite.

Le président du CPAS assiste aux séances du collège. Il ne compte pas dans le quorum de présence.

Le président du CPAS peut se faire accompagner par le secrétaire général ou un membre du personnel désigné par le secrétaire général.

Le président du CPAS ne peut siéger :

•  en matière disciplinaire ;
• en matière d’établissement et de recouvrement de taxes.

Chapitre II : Ordre du jour

Section I : Elaboration

Article 4

Hormis convocation d’un Collège extraordinaire, le projet d’ordre du jour est arrêté par le bourgmestre au plus tard chaque lundi midi.

Article 5

Les points repris au projet de l’ordre du jour doivent être indiqués avec suffisamment de clarté et reprennent, pour chaque cas, la proposition de décision et de délibération faite par les services.

En cas d’impact budgétaire, le rapport doit le mentionner, préciser la recette générée ou l’article sollicité et la nécessité ou non d’une modification budgétaire. Il doit être visé par le Receveur.

En cas de décision intéressant un travailleur, la gestionnaire des ressources humaines doit apposer son visa.

En cas de décision ayant un impact sur la sécurité et le bien-être des travailleurs (adaptation du lieu de travail, acquisition d’équipements de travail ou de matériel à utiliser par les travailleurs), le visa du conseiller en prévention doit être sollicité.  

En cas de décision ayant un impact sur le CPAS (ses missions, ses travailleurs, ses usagers), le visa du Président et du Secrétaire général doit être sollicité.

Article 6

L’ordre du jour est communiqué aux membres du collège et au Président du CPAS le lundi qui précède le jour du collège à midi au plus tard via l’application BOS.

Article 7

Si un membre du Collège est en situation de conflit d’intérêts au sens de l’article 92 de la Nouvelle loi communale ou si un membre du Collège, son ou sa conjointe ou un de ses parents ou alliés jusqu’au 4ème degré, est en situation de conflit d’intérêts au sens de l’article 6 de la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics ou a des intérêts conflictuels au sens de l’article 69 de l’arrêté royal du 18 avril 2017 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques, il en informe le secrétaire avant de viser tout point dont un service sollicite la mise à l’ordre du jour du Collège ou du Conseil ou avant la séance à laquelle un de ses collègues a mis un tel point à l’ordre du jour.

Si un membre du personnel est dans la même situation, il ne peut préparer, viser ni exécuter la décision créant la situation de conflit d’intérêts.

Article 8

Les rapports qui ne respectent pas les règles de forme ou de fond prescrites par le présent règlement ou le processus implémenté dans le logiciel de gestion des assemblées ne peuvent pas être inscrits au projet d’ordre du jour.

Article 9

Pour autant qu’il existe une urgence objective, les services et les membres du collège peuvent présenter des analyses non reprises à l’ordre du jour. Le service doit alors signaler l’urgence au secrétaire et au Bourgmestre qui décident de le mettre à l’ordre du jour.  Dans la mesure du possible, le secrétaire les communique, avant la séance, aux échevins et au Président du CPAS. Le chef de service ainsi que le gestionnaire du dossier qui a rédigé ce rapport restent à la disposition du collège jusqu’à ce qu’il soit délibéré sur ce point.

Le rapport au collège devra décrire substantiellement le motif de l’urgence, les raisons objectives qui n’ont pas permis au service de présenter le point dans les délais impartis et les conséquences d’un défaut de décision du collège.

Tout membre du collège, en ce compris le président du CPAS peut solliciter le vote sur un point déposé en urgence.

Section II : La séance

Article 10

L’ordre du jour est présenté par le président de séance.

En cas d’auditions de personnes, la séance débute par ces auditions. Elle se poursuit par la discussion sur les points où le président du CPAS ne peut siéger et se clôture par les éventuels points déposés en urgence.

Article 11

Le secrétaire communal peut dispenser des conseils juridiques et administratifs au collège. Il n’est pas tenu d’une quelconque obligation d’examen ni de conseil à l’égard des points déposés en urgence.

Article 12

Le vote peut être demandé par le président de séance sur chaque point. Dans ce cas, les résolutions sont prises à la majorité absolue des suffrages. En cas de partage, le collège remet l'affaire à une autre séance, à moins qu'il ne préfère appeler un membre du conseil d'après l'ordre d'inscription au tableau.

Si, cependant, la majorité du collège a, préalablement à la discussion, reconnu l'urgence, la voix du président est décisive.

Il en est de même si, à trois séances, le partage des voix s'est produit sur la même affaire sans qu'une majorité se soit constituée au sein du collège pour appeler un membre du conseil.