Définition du poste

Le CAF « volet subsides et budget » gère les 7 subsides octroyés à la Maison de la Prévention : de l’établissement d’un budget prévisionnel sollicité par un pouvoir subsidiant en vue de répondre à un appel à projets, à la conclusion de la Convention, au suivi des dépenses annuelles et jusqu’à la transmission du dossier financier permettant le maintien du subside.  

Il représente les fondations de la Maison de la prévention, étant à la base de toutes les manœuvres permettant à l’équipe - composée d’une trentaine d’agents de fonctions variées - de réaliser ses activités en lui donnant les moyens de fonctionner et d’accomplir ses missions sur le terrain, avec pour finalité « apporter un sentiment de mieux-être et de sécurité à la population auderghemoise ».

Il collabore avec le CAF adjoint « volet RH » – dont les tâches sont prioritairement dévolues à l’accompagnement administratif/RH des membres du personnel et à la gestion des dossiers de primes à la sécurisation -  pour certaines tâches communes liées à la bonne gestion du service.

Il fait partie de la coordination générale avec le fonctionnaire de prévention, son supérieur hiérarchique, et l’évaluatrice interne.

Missions principales

Subsides et budget

• Etablissement du budget annuel du service prévention (personnel = base, ordinaire et extraordinaire) en lien avec le service des rémunérations,
• Etablissement des budgets prévisionnels pour les différents subsides en vue de l’élaboration des Conventions en lien avec le service des rémunérations,
• Gestion de diverses procédures financières : modifications budgétaires, mises en non-valeur, déclarations de créance, ordres de recouvrement, …
• Réalisation et suivi des bons de commande, des notes à mandater, ..
• Suivi, encodage, classement des factures et preuves de paiement sur base du budget annuel du service (extra et ordinaire) -> gestion du tableau de facturation,
• Vérification de l’opportunité des dépenses des services eu égard aux directives financières des subsides,
• Gestion administrative et financière des dossiers de justificatifs jusqu’au dépôt eu égard au respect des échéances assignées,
• Gestion de A à Z des achats ordinaires et extraordinaires pour les sites de la Prévention,
• Elaboration des fiches techniques SIPP et suivi des achats en investissements (extra) et EPI – Marchés publics et élaboration cahier des charges (EPI GPX),
• Rédaction de rapports au Collège échevinal et au Conseil Communal, et suivi des délibérations,
• Suivi des paiements des subsides,
• Suivi administratif des Conventions,
• Contrôle et suivi du menu-debours (compte bancaire) de la cellule éducative de la maison de la prévention en lien avec le service des finances,
• Gestion globale des moyens nécessaires au fonctionnement du local de la Cempa au Lambin (téléphonie, économat, assurances, loyers, contacts EBDS…),
• …

En bref, toute tâche en lien avec la gestion administrative et financière du service de Prévention fait partie des missions du coordinateur administratif et financier si elle est en lien avec les subsides dont il est en charge.

Personnel Back-up CAF Adjoint « Volet RH »

• Suivi des certificats médicaux : transmission au service des rémunérations, encodage au de la fiche de suivi médical, classement,
• Encodage des demandes de congés (feuille originale et feuille électronique).
• ….

Liste non exhaustive : Sous réserve d’autres missions éventuelles liées à la gestion quotidienne du personnel dans le cadre d’un back-up au CAF adjoint.

Administratif et gestion globale du service En collaboration avec le CAF adjoint

• Rédaction de rapports au Collège échevinal et au Conseil communal (liés au fonctionnement global du service) et suivi des délibérations,
• Suivi des formations (opportunité, rapport au collège, budget et facturation),
• Gestion administrative du règlement de primes à la sécurisation des habitations et suivi financier des primes octroyée en collaboration avec le CAF adjoint en charge du suivi des dossiers,
• Participation aux réunions diverses et rédaction de pv (réunions prévention-police, comité de pilotage, réunions internes à la prévention…),
• Economat pour les différents sites (commande et remise du petit matériel d’usage : bureau, entretien, etc… ),
• Contacts partenaires communaux : finances, rémunérations, RH et tout autre service utiles (juridique, secrétaire communal, …).

COMPÉTENCES TECHNIQUES

• Utilisation d’outils informatiques courants (Excel, Word, Outlook, …)

• Capacité à utiliser des applications informatiques en ligne en lien avec subsides
• Connaissance des structures et du fonctionnement de l’Administration, de la comptabilité communale, et des réglementations en vigueur
• Connaissance des règlementations et directives liées aux subsides octroyés à la Maison de la Prévention
• Connaissance en matière de gestion de budget et de ses spécificités (extra et ordinaire), de son établissement à son évaluation   
• Posséder de bonnes qualités rédactionnelles

COMPÉTENCES COMPORTEMENTALES

• Orienté solutions
• Esprit d’analyse
• Organisé
• Rigoureux
• Esprit d’équipe
• Compétences relationnelles

OFFRE

• Un CDD d’un an à temps plein (dès le 1^er septembre 2023)
• Un salaire conforme aux barèmes de la fonction publique valorisé avec l’expérience en lien avec la fonction pour le secteur privé et intégralement pour le secteur public
• Des chèques-repas d’une valeur de 8 euros et une assurance hospitalisation
• Abonnement STIB et participation aux frais d’abonnement des transport publics
• Possibilité d'une prime de bilinguisme (Selor).
• Possibilité de télétravail
• Un emploi varié avec des responsabilités et des apports personnels
• Un régime de congé attractif

RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX

• Grade : Secrétaire Administratif
• Niveau : B 1-2-3 (Niveau Bachelier)
• Service : Service Prévention
• Formation : Enseignement supérieur de type court – Bachelier orienté finances, comptabilité, gestion administrative ET/OU expérience probante dans la fonction, au sein d’une administration publique, en lien avec la gestion de subsides.
• La connaissance du néerlandais est un atout

INTÉRESSÉ(E) ?

N’hésitez pas à postuler au service prévention via l’adresse suivante : admin-prevention@auderghem.brussels pour le vendredi 4 août 2023 au plus tard.

Le dossier de candidature COMPLET  à transmettre : Lettre de motivation ; CV ; Copie de carte d’identité ; Copie du diplôme (niveau B requis) ; Extrait de casier judiciaire récent (éventuel).

La procédure de sélection, qui se déroulera au mois d’août,  consistera en 3 étapes :

1. Sélection des candidats retenus sur base des dossiers de candidature ;
2. Epreuve écrite (sur pc, à domicile) ;
3. Entretien de recrutement.

L'Administration communale mène une gestion active de la diversité en garantissant  l'égalité des chances, de traitement et d'accès aux sélections pour tous ses candidats.