Introduction

Le but de ce document est de vous fournir de manière simple une information sur le traitement de vos données à caractère personnel par le service des étrangers et le service de la coordination sociale dans le cadre du parcours d’accueil des primo-arrivants.

Quelles données sont traitées ?

Dans le cadre du parcours d’accueil des primo-arrivants, certaines de vos données à caractère personnel sont traitées dans le système informatique uniforme de suivi des dossiers des primo-arrivant mis à disposition des communes par la Commission communautaire commune (COCOM) :

Ces données sont les suivantes :

• identifiants officiels (numéro de registre national) ;
• données générales (nom, prénom, date de naissance, sexe, résidence principale, nationalité et éventuellement la date de décès) ;
• données familiales (état civil, déclaration de cohabitation légale, descendants),
• situation de séjour ;
• données relatives au déroulement du parcours d’accueil (inscription, clôture, dispenses, suspensions) ;
• données de contact (numéro de téléphone, adresse e-mail)

À quelles fins utilisons-nous ces données ?

Conformément à l'article 8/1, § 1er, al. 2, 1°, de l'Ordonnance du 11 mai 2017 de la Commission communautaire commune concernant le parcours d’accueil des primo-arrivants, vos données sont traitées par le service des étrangers et le service de la coordination sociale pour les finalités suivantes :

• Service des étrangers : détecter quels primo-arrivants sont concernés par l'obligation de suivre le parcours d'accueil ;
• Service de la coordination sociale : contrôler si cette obligation est respectée.

Ces traitements sont liés à l’exercice de l’autorité publique dont est investie la commune dans le respect des règlementations en vigueur :

• Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) ;
• La loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des données ;
• L'ordonnance du 11 mai 2017 de la Commission communautaire commune concernant le parcours d’accueil des primo-arrivants;
• L'arrêté du Collège réuni du 19 juillet 2018 portant exécution de l’ordonnance de la Commission communautaire commune du 11 mai 2017 concernant le parcours d'accueil des primo-arrivants ;
• L'accord de coopération du 20 décembre 2018 conclu entre la Communauté flamande, la Commission communautaire française et la Commission communautaire commune relatif au parcours d'accueil obligatoire des primo-arrivants à Bruxelles-Capitale ;
• le protocole encadrant le partage des données dans le cadre de la mise à disposition d'un système informatique uniforme de suivi des dossiers des primo-arrivants par la Commission communautaire commune.

À qui sont transmises ces données ?

La Commission communautaire commune est responsable du traitement des données à caractère personnel mentionnées plus haut.  Ces données sont partagées avec la commune où le primo-arrivant est inscrit et avec l'organisateur du parcours d'accueil auprès duquel le primo-arrivant est inscrit.

Les sous-traitants de l’administration communale ne traitent ces données que pour réaliser les finalités exposées ci-dessus et en aucun cas pour des finalités qui leurs sont propres.

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Les durées de conservation varient en fonction des données et du traitement :

• Les données inscrites au Registre national y sont conservées de manière illimitée.
• Les données mentionnées à l’article 8/1, § 2 de l'Ordonnance du 11 mai 2017 de la Commission communautaire commune concernant le parcours d’accueil des primo-arrivants sont conservées dans le système informatique uniforme de suivi des dossiers des primo-arrivants comme suit :
  • pour les primo-arrivants qui ont terminé le parcours d'accueil, seuls le numéro du Registre national, les nom et prénoms et la date de fin du parcours d'accueil sont conservés pendant 30 ans après la clôture du dossier avant d'être supprimées. Les autres données sont supprimées au terme du parcours d'accueil ;
  • pour les primo-arrivants qui n'ont pas terminé le parcours d'accueil, toutes les données sont conservées pendant 30 ans après la clôture du dossier et sont ensuite supprimées.

Quels sont vos droits ?

Vous avez le droit de :

• Recevoir une information claire au sujet du traitement de vos données ;
• Demander une rectification de vos données ;
• Obtenir une copie des données ;
• Demander l’effacement des données, dans la mesure où il n’existe pas une obligation de conserver ces données ;
• Demander la suspension du traitement de vos données (sans effacement) ;
• Retirer votre consentement à traiter vos données dans le futur pour les traitements qui se basent sur ce consentement.

Pour exercer ces droits, vous pouvez contacter la commune par courrier postal ou via l’adresse mail privacy@auderghem.brussels.  

Obtenir plus d’information ou introduire une réclamation

Pour toute autre question et/ou remarque concernant le traitement de vos données, vous pouvez vous adresser au Délégué à la Protection des Données :

Par E-mail : dpo@auderghem.brussels  

Par courrier postal : Délégué à la Protection des Données, Rue Emile Idiers 12 - 1160 Auderghem

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données si vous estimez que vos données ont été traitées de manière inappropriée ou illégale :

https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen/agir/introduire-une-plainte