Monsieur le Président,

Monsieur le Bourgmestre,

Mesdames et Messieurs les Echevins

Chers collègues

Pour de nombreux parents, l’inscription en milieu d’accueil est souvent synonyme de parcours du combattant, et ce, en raison du nombre restreint de places en milieu d’accueil, des délais d’attente et des démarches administratives à effectuer le plus souvent auprès de chaque établissement.

En mai 2017, à l’initiative de notre groupe ECOLO GROEN, le Conseil communal a adopté une motion demandant l’organisation d’un système d’inscription centralisé.

Aujourd’hui, nous nous réjouissons que les futurs parents aient désormais la possibilité de réserver une place dans une de nos 4 crèches communales via un formulaire disponible sur le site internet de la Commune.

Ce système centralisé favorise selon nous davantage la transparence et l’égalité de traitement.

Nos questions sont les suivantes :

• Quel premier bilan tirez-vous de ce nouveau processus d’inscription ?
• Ce processus répond-il aux attentes des parents ?
• Quel est le retour des équipes de terrain ?
• Ce logiciel permet-il d’autres fonctionnalités (gestion de présences des enfants, repas, vacances, certificat médical….) ?

Nous vous remercions pour votre attention.

Marie-Pierre BAUWENS et Pauline VERMEIREN

Conseillères communales ECOLO GROEN

Réponse de Madame Florence Couldrey, Échevine

Mesdames les conseillères communales,

Je vous remercie pour votre question.

En 2018, le service petite enfance a lancé un cahier de charges pour un logiciel d’inscription centralisé dans l’espoir de disposer d’un outil facile d’utilisation, efficace et tenant compte des critères de priorité d’inscription émis par l’ONE. Faute de prestataire de logiciel performant spécialisé en petite enfance au niveau de la Belgique francophone, aucune offre pertinente n’est arrivée à l’administration.

En 2019, le Collège a décidé d’être audacieux et d’opter non seulement pour un logiciel d’inscription mais aussi pour un logiciel de gestion et de communication avec les parents.

Après avoir personnellement étudié pendant plusieurs mois les fonctionnalités de logiciels disponibles dans d’autres pays, après avoir échangé avec d’autres communes pour identifier les options nécessaires, après avoir rencontré le CIRB ainsi que des développeurs et constaté qu’il n’existait aucun logiciel petite enfance aussi performant que nous le souhaitions sur le marché belge francophone, en 2020, le Collège a décidé de miser sur une start up belge qui était en train de développer un logiciel de centralisation des inscriptions. 

Conçu sur base des options utiles identifiées ainsi que sur de l’expertise de nos directions de crèches et de la coordinatrice petite enfance, le logiciel utilisé par Auderghem est désormais envié par d’autres communes. Et pour cause.

L’objectif du logiciel nommé « TUTUTE » est d’assurer la centralisation des inscriptions pour les crèches communales, d’être un outil utile aux parents, de faciliter le travail des collaborateurs de crèche ainsi que d’assurer l’analyse de données en vue d’une optimisation de gestion des crèches.

Pour les parents, le logiciel d’inscription constitue une avancée.

Accessible 24h/24h et facile d’utilisation, il permet aux familles d’encoder directement l’horaire souhaité et d’établir des priorités pour les établissements communaux choisis. Dès la fin de la pré-inscription, la famille reçoit un mail de confirmation avec un numéro de dossier qui permet à tout instant aux gestionnaires administratifs de consulter le dossier. 

En permettant d’ordonner le listing des pré-inscriptions selon des options telles que la date d’inscription, l’âge de l’enfant, les critères de priorité reconnus par l’ONE, le logiciel offre un gain de temps considérable à la personne en charge de la gestion des inscriptions. De même, en envoyant automatiquement et régulièrement une notification proposant aux parents qui ont reçu un refus d’inscription de rester sur une liste d’attente, le listing des candidatures en attente est désormais toujours à jour.  Un avantage considérable. En cas de départ intempestif d’un enfant, l’administration dispose maintenant d’un outil qui lui permet de retrouver rapidement un/des enfants du même âge ou proche de l’âge de l’enfant qui quitte l’établissement.

Parallèlement, le logiciel est un outil qui facilite pour l’administration la gestion des crèches.

L’administration dispose maintenant d’une analyse automatique des places disponibles, du taux de remplissage et des réservations des parents.

Grâce aux données de présences des enfants, des statistiques de taux d’occupation sur la journée, sur le mois, sur l’année, par section pour l’ensemble de la crèche peuvent facilement être émises.

Dans le futur, des digicodes seront installés à l’entrée des crèches pour permettre aux directions d’identifier les pics de présence des enfants. Les données consultables par la direction pourront être utilisées tel un « GPS » pour planifier au mieux l’horaire du personnel. Une avancée quand on sait que la mise en place prochaine de réforme de l’ONE impose un passage à 11h30 d’ouverture aux milieux d’accueil communaux.

Le volet financier n’est pas oublié. Avec des factures dotées d’un QR code, les parents peuvent choisir de payer en direct ou d’opter pour le virement traditionnel. Les éventuels défauts de paiement sont directement notifiés à la direction de la crèche de sorte que la PMS puisse intervenir rapidement sur le plan social si nécessaire. Quant aux attestations de frais de garde, elles s’obtiennent en quelques clics par la direction qui peut aussi offrir aux parents un récapitulatif des présences mensuelles de leur enfant ainsi que son taux de présence global.

Dans le futur, les puéricultrices et cuisinières pourront accéder à un espace personnel pour, par exemple, consulter leur horaire ou solliciter une demande de congé ce qui permettra à la direction de disposer d’une vue panoramique de la situation avant une prise de décision.

Enfin, les possibilités de communication avec les parents s’étoffent.

En cas d’imprévu tel, par exemple, une coupure électrique, il est désormais possible pour les directions d’envoyer un sms ou un mail à l’ensemble des parents en à peine quelques minutes. A l’inverse, dans le futur, grâce à une application dédiée aux familles, les parents pourront par exemple communiquer un retard, une absence, scanner un certificat médical ou entrer des bons de congés à leur milieu d’accueil facilement. En cas de souhait des parents, des données relatives à leur enfant tel son rythme de sommeil, un rappel de vaccination, le menu prévu etc. pourront être transmises aux parents via l’application.  Bien entendu, tout cela ne remplace pas la communication orale, mais cela peut la compléter. Les données sur papier traditionnel seront bien sûr toujours disponibles.

Concernant le bilan que vous sollicitez, il est difficile à établir pour le moment.

Si les équipes ont été formées à l’utilisation du logiciel en juin, elles n’utilisent le logiciel que depuis juillet/août. La centralisation des inscriptions quant à elle est effective depuis septembre ce qui ne permet pas le recul nécessaire. On note néanmoins que du 01 au 30 septembre, il y a eu 71 demandes d’inscription dont 65 en ligne et 6 par téléphone et du 01 au 31 octobre il y a eu 59 demandes d’inscription dont 57 en ligne et 2 par téléphone.

Une chose est certaine : Auderghem a innové et dispose très probablement du logiciel petite enfance répondant aux critères de l’ONE actuellement le plus ergonomique, le plus performant et le plus complet actuellement disponible sur le marché.

Les documents de la séance du 25.11.2021

• L'ordre du jour
• Les notes explicatives
• Le procès-verbal

Le film de la séance

Repères

00:00 | -
00:37 | Procès-verbal de la séance du Conseil communal du 21.10.2021 - Approbation
00:46 | Communications : Liste des arrêtés adoptés par le Bourgmestre - Articles 133 et 135 NLC
01:02 | Communications : Liste des marchés passés par procédure négociée.
01:18 | BRUTELE - Assemblée générale ordinaire du 14.12.2021 - Vote sur l’ensemble des points mis à l’ordre du jour
01:39 | Convention d'utilisation de l'application LRA (local registration application)
01:58 | Règlement relatif à la Charte télétravail
02:11 | Autorisation d’occupation à titre temporaire et précaire de parcelles destinées à la culture maraichère au niveau du jardin de la cure de l’église Sainte Anne
02:39 | Convention de partenariat avec CF2M/CF2D : mise en place de points de collectes pour la valorisation des déchets électriques et électroniques - Approbation
02:59 | Subvention à l'asbl Groupe One pour des livraisons à vélo gratuites pour les commerçants locaux
03:15 | Règlement-subside pour la stérilisation des chats domestiques et le puçage des chats et des chiens domestiques
03:30 | Règlement relatif au remboursement des frais de transport vers les centres de vaccination COVID-19 - Modification
03:45 | Participation de la commune d’Auderghem au Printemps de l’Emploi 2022
04:03 | C.P.A.S. - Modification budgétaire n° 2 - exercice 2021
04:15 | Modification budgétaire n°5 service ordinaire - exercice 2021
04:31 | C.P.A.S. - Modification budgétaire n° 4 - exercice 2021
04:45 | Fabrique d’Eglise Notre-Dame du Blankedelle - Exercice 2021 - Modification budgétaire n°1
04:58 | Fabrique d’Eglise Notre-Dame du Blankedelle - Exercice 2022 - Budget
05:05 | Fabrique d’Eglise Sainte-Anne - Exercice 2020 - Compte
05:16 | Fabrique d’Eglise Sainte-Anne - Exercice 2022 - Budget
05:38 | Approbation des mesures et du calendrier de mise en œuvre de l'accord sectoriel 2021-2025 (protocole d'accord 2021/1 du 20/09/2021) relatif à la revalorisation salariale des agents des communes et des CPAS et plus particulièrement en augmentant les échelles barémiques des niveaux D et E et en accordant une aide à la pension et les titres-repas
06:14 | Octroi d’écochèques électroniques pour un montant maximum de 250,00€ au personnel des milieux d’accueil de la petite enfance, pour l’année de référence 2021. - Subvention exceptionnelle de l’Office de la Naissance et de l’Enfance (ONE)
06:35 | Introduction d'une requête d'appel à l'encontre de deux jugements prononcés par le tribunal de première instance de Bruxelles (aff. 2020/782/A & 2020/781/A) et concernant les taxes enrôlées à charge de la BVBA CLEAR CHANNEL BELGIUM pour l'exercice d'imposition 2019 - premier et deuxième trimestre - Autorisation d'ester en justice - MONTANT TOTAL : 155.325, 00 €
07:01 | Motion relative à la mise à sens unique du pont Fraiteur à la circulation automobile
28:01 | Question orale de Monsieur Jeremy Van Gorp et de Madame Martine Maelschalck (MR-Open VLD) à propos de la sécurité des femmes
39:00 | Question orale de Monsieur Jeremy Van Gorp et de Madame Martine Maelschalck (MR-Open VLD) à propos du projet immobilier « Côté Colline »
59:17 | Question orale de Mesdames Pauline Vermeiren et Marie-Pierre Bauwens (ECOLO-GROEN) : Inscription en crèches communales