Définitions et dispositions générales

Article 1er. Pour l’application du présent règlement, on entend par :
1. entité communale : les services administratifs communaux et les organismes administratifs qui dépendent de l’autorité communale ;
2. contrôle interne : le contrôle interne tel qu’il est défini par l’article 263undecies de la Nouvelle Loi Communale ;
3. audit interne : l’audit interne est une activité indépendante et objective d’assurance et de conseil dont la mission est d’apporter une valeur ajoutée et d’améliorer l’organisation et le fonctionnement de l’organisation auquel il se rapporte. La fonction de l'audit interne consiste essentiellement à examiner et à évaluer le fonctionnement, l'efficacité et l'efficience du contrôle interne ;
4. gestion des risques : processus permettant d'identifier, d'évaluer, de contrôler et de maîtriser la survenance d'événements potentiels (risques) en vue d'obtenir l'assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs de l’entité communale ;
5. responsable d'unité administrative : le membre du comité de direction ou l'agent qui, indépendamment de son grade ou de son statut, dirige ou gère les activités liées à une unité administrative telle que définie dans l'organigramme ;
Art. 2. Le présent règlement s’applique à l’entité communale.
Art. 3. Le secrétaire communal adopte le système de contrôle interne conformément à l’article 263duodecies et 263terdecies de la Nouvelle Loi Communale et aux dispositions du présent règlement. Il le porte à la connaissance des membres du Collège des Bourgmestre et Échevins dans les plus brefs délais.
Responsabilités
Art. 4. Le système de contrôle interne est de la responsabilité du secrétaire communal.
Art. 5. Chaque membre du personnel participe, à son niveau, au bon fonctionnement de l'administration en vue d'assurer une sécurité raisonnable en ce qui concerne :
1. la réalisation des objectifs qui lui sont assignés lors de son évaluation ainsi que des missions et tâches inhérentes à sa fonction ;
2. le respect des lois et des procédures ;
3. la disponibilité d'informations fiables sur les finances et la gestion, pour autant qu'il soit, de par ses fonctions, appelé à intervenir dans des domaines susceptibles d'affecter financièrement l'administration communale ;
4. l'utilisation efficace et économique des moyens ;
5. la protection des actifs ;
6. la prévention de la fraude.
Le principe de collaboration entre les membres du personnel d’une part et le référant contrôle interne et l’auditeur interne d’autre part préside à leurs relations en manière telle que les entités auditées et leurs agents apparaissent comme des acteurs des processus de contrôle et d'audit.
Art. 6. Les responsables d’unité administrative assistent le secrétaire dans ses missions relatives au contrôle interne. A cette fin :
1. ils mettent en place un régime de responsabilisation de leurs collaborateurs et collaboratrices ainsi que, dans les limites prescrites par les législations dont ils veillent au respect, un régime de délégations ;
2. ils participent à l’élaboration, à la description et à l’évaluation des processus de leurs services ainsi qu’aux actions d’identification et de maîtrise des risques, au besoin avec l'assistance du référent contrôle interne ou de l’auditeur interne ;
3. ils présentent, au comité de direction et au comité d’audit, des recommandations concernant les améliorations à apporter afin de leur permettre ainsi qu’à leurs collaborateurs et collaboratrices de s'acquitter efficacement de leurs responsabilités, missions et tâches.
L’environnement de contrôle
Art. 7. L’organigramme adopté en application de l’article 26bis de la Nouvelle Loi Communale identifie les services administratifs communaux et les organismes administratifs qui dépendent de l’autorité communale qui font l’objet du présent règlement et qui sont susceptibles d’être audités.
Art. 8. Dans le but de clarifier l’environnement de contrôle, un contrat d’administration d’une durée de 3 ans est conclu entre le Collège des Bourgmestre et Échevins et chaque service administratif communal ou organisme administratif qui dépend de l’autorité communale.
Le contrat d’administration contient au moins :
1. une description des missions et des tâches ;
2. une description de l’environnement ;
3. la vision et les valeurs ;
4. les objectifs stratégiques et opérationnels selon le principe SMART résultant de la note d’accord adoptée en application de l’article 26bis, §2, de la Nouvelle Loi Communale ;
5. les objectifs stratégiques et opérationnels selon le principe SMART relatifs aux missions et tâches ;
6. les objectifs stratégiques et opérationnels selon le principe SMART relatifs au fonctionnement interne et à la gestion du service ou de l’organisme ;
7. les indicateurs de résultats liés à chaque objectif ;
8. les facteurs critiques de succès et l’analyse des risques stratégiques et opérationnels ;
9. une identification des processus concerné par le système de contrôle interne ;
10. le schéma des moyens budgétaires, humains et matériels mis à disposition.
Les négociations préalables à la conclusion d’un contrat d’administration se font en présence du bourgmestre, de l’échevin concerné, de l’échevin en charge des finances, du secrétaire communal, du receveur et du responsable de l’unité administrative concernée.
Méthodologie
Art. 9. Le contrôle interne consiste en un ensemble de procédures écrites et d'actions qui concernent toutes les activités de l'entité communale.
Ces procédures écrites et actions prennent en compte les huit composantes suivantes :
1. l'environnement interne ;
2. la fixation des objectifs ;
3. l'identification des événements ;
4. l'évaluation des risques ;
5. le traitement des risques ;
6. les activités de contrôle ;
7. l'information et la communication ;
8. le pilotage.
Art. 10. La méthodologie adoptée par le système de contrôle interne se rapproche autant que possible des standards édictés au niveau international en la matière, en particulier les lignes directrices sur les normes de contrôle interne à promouvoir dans le secteur public (INTOSAI GOV 9100).
Le comité d’audit
Art. 11. Il est créé, au sein de l'administration communale, un comité d'audit. Il est composé du bourgmestre qui en est le président, de l’échevin en charges des finances, du secrétaire, du receveur et de la directrice des ressources humaines.
Il invite les personnes suivantes, lesquelles n’ont pas de droit de vote :
1. le référent contrôle interne qui assure le secrétariat du comité ;
2. l’auditeur interne ;
3. le responsable d'unité administrative concerné par les points portés l’ordre du jour.
Le Comité d'audit peut également inviter des membres du personnel dans le cadre de ses activités.
Art. 12. Le comité d'audit est une commission spécifique dont le rôle de veiller à ce que les auditeurs, internes ou externes, puissent effectuer leurs missions en toute objectivité, liberté et indépendance.
Le comité d'audit veille à la bonne exécution des missions d'audit interne. Il veille, en outre, à ce que tout auditeur dispose des moyens nécessaires à la réalisation de ses missions.
Le comité d'audit fournit au Collège et au Conseil des avis objectifs sur le système de contrôle interne ainsi qu'une assurance raisonnable quant à l'adéquation et l'efficacité de la gestion des risques, du contrôle interne et de la bonne gouvernance.
La mission principale du comité d'audit consiste à assister les entités auditées pour s'assurer de :
1. la qualité et la fiabilité des rapports d'activité ;
2. le fonctionnement effectif et efficace des services ;
3. l'efficacité et l’efficience du système de contrôle interne, y compris les systèmes informatisés ;
4. l’efficience et l'efficacité des processus d'audit ;
5. l'application des lois et de la réglementation en vigueur ;
6. la protection active des actifs.
Chaque année, le secrétaire établit un rapport sur le fonctionnement du contrôle interne. Il est appuyé par le référant contrôle interne à cette fin. Ce rapport est discuté en Comité de direction avant d’être présenté au Collège des bourgmestre et échevins.
Art. 13. Le Comité d'audit se réunit au moins quatre fois par an. Le président peut, de sa propre initiative, à la demande d'un ou plusieurs membres du comité d'audit, à la demande d'un auditeur ou à la demande d'un membre du personnel, convoquer le comité à une réunion extraordinaire.
En cas d'absence ou d'empêchement du président, ses fonctions sont remplies par l’échevin en charge des finances.
Le président fixe l'ordre du jour et vérifie qu'aucune personne convoquée ne soit partie prenante au rapport d'audit, auquel cas, celle-ci sera exclue de la séance au cours de laquelle ledit rapport est discuté. L'ordre du jour, le procès-verbal de la réunion précédente ainsi que la documentation nécessaire sont distribués aux membres du comité d'audit au plus tard cinq jours francs avant la date de la réunion.
Les décisions du comité d'audit sont prises à la majorité simple des membres effectifs présents. En cas de partage des voix, la voix du président est prépondérante. Les membres effectifs doivent être majoritaires.
Chaque réunion fait l'objet d'un procès-verbal établi par le référent contrôle interne, signé par le président et approuvé par le comité d'audit lors de sa prochaine réunion.
Art. 14. Le comité d'audit peut formuler toutes les recommandations qu'il estime nécessaires dans le cadre de sa mission. Spécialement, le comité d’audit peut intervenir directement dans le plan de formation en vue de s’assurer qu’une formation adéquate est délivrée en matière de contrôle interne tant au référent contrôle interne qu’aux responsables d’unité administrative.
Le comité d'audit approuve un plan triennal d'audit proposé par l'auditeur interne. Il détermine quelles sont les missions prioritaires. Il peut faire appel au personnel ou à des spécialistes externes.
Le comité d'audit veille à l'indépendance de l'auditeur interne et à son efficacité. A cette fin, il donne son avis au Collège et il assume la fonction d’évaluateur de l’auditeur interne pour les points suivants :
1. l’exécution du plan triennal d’audit ;
2. la qualité des activités de l’auditeur interne, notamment la qualité de ses rapports ;
3. sa contribution personnelle aux pratiques de contrôles internes des services ;
4. les efforts qu’il a consentis en termes de développement des compétences.
Chaque année et après communication au comité de direction et au collège, le comité d'audit adresse un rapport au conseil communal dans lequel figure les résultats des activités d'audit et la mesure dans laquelle le système de contrôle interne offre suffisamment de garanties. Ce rapport reprend la composition du comité, ses compétences et la réalisation des actions durant l'année.
Ce rapport est signé par chaque membre du comité d'audit.
Art. 15. Le comité d'audit, en concertation avec l'auditeur interne, prend connaissance :
1. des problèmes rencontrés par l'auditeur interne lors de l'exécution de ses missions, y compris les restrictions au champ d'activités et à l'accès aux informations nécessaires. Le comité propose des solutions adaptées à cet égard. Le comité d'audit est compétent pour arbitrer tout litige relatif au suivi d'une recommandation de l'auditeur interne ;
2. des changements apportés au planning d'audit et de la motivation de ceux-ci ;
3. du rapport d'activité concernant les missions effectuées et les missions qu’il est prévu d'effectuer afin de déterminer si l'auditeur interne a pu bénéficier des moyens et supports nécessaires ;
4. des recommandations les plus importantes formulées par l'auditeur interne lors de l'année écoulée et du suivi qui y a été apporté par les membres du personnel remplissant une fonction dirigeante.
L’auditeur interne
Art. 16. La fonction d’auditeur interne est conférée par le Conseil communal par voie de recrutement ou de mobilité, ou par contrat de services.
L’auditeur interne est détenteur du titre d’auditeur interne certifié (CIA) ou de la certification en audit des organisations publiques (CGAP).
Art. 17. L’auditeur interne a pour prérogatives d'évaluer le système de contrôle interne de l'administration, en ce compris la bonne gouvernance et de contribuer à la maîtrise des risques inhérents à ses activités.
L'auditeur interne doit s'assurer lors de chacune de ses missions de :
1. la réalisation des missions de l'administration conformément à ses objectifs stratégiques ainsi que des missions et tâches des services ;
2. l'efficacité et la bonne utilisation des ressources ;
3. l'application correcte des lois, règlements, instructions et procédures ;
4. la protection de la sauvegarde des données et du patrimoine de l'administration ;
5. l'intégrité, la fiabilité et le caractère exhaustif des informations financières et opérationnelles ;
6. l’efficacité et l'efficience du contrôle interne, en ce compris le suivi de ses recommandations.
Les missions d'audit interne peuvent donc répondre notamment à l'un ou plusieurs des objectifs suivants :
1. un objectif de conformité, lorsque l'audit tend à vérifier que les processus audités sont conformes aux lois, règlements et instructions en vigueur ou vise à s'assurer que l'organisation ou le fonctionnement de ce même processus sont réguliers et respectent les modalités, procédures et modes opératoires prévus à leur égard ;
2. un objectif d'efficacité, lorsque que l'audit évalue les performances des processus, activités ou entités auditées et ce, au regard des subjectifs qui leur sont assignés et des missions de service ;
3. un objectif stratégique lorsque l'audit apprécie l'adéquation des moyens et résultats des domaines d'activités et services audités par rapport à leurs propres objectifs et missions qui doivent, eux-mêmes, être conformes aux objectifs globaux de la commune.
Art. 18. L'auditeur interne est rattaché, fonctionnellement, au comité d'audit et, administrativement, au secrétaire communal. L'auditeur est placé sous l'autorité directe du comité d'audit. La fonction d'auditeur interne est ainsi exercée en toute indépendance par rapport aux entités auditées.
L'auditeur interne rend compte au comité d'audit.
Il jouit de l'indépendance dans l'exercice de ses fonctions et a le pouvoir de prendre toute mesure objectivement nécessaire à l'exercice de son mandat et en rend compte. Il est assisté par le référent contrôle interne.
Art. 19. L'auditeur interne peut consulter le président du comité d'audit à tout moment et ce, en toute indépendance.
Art. 20. L'auditeur interne doit accepter les demandes d'interventions qui lui sont adressées par le comité d'audit mais il doit être libre de prendre toute mesure relevant de son mandat, s'agissant notamment de déterminer le périmètre d'analyse des missions et, d'exercer ses fonctions, de communiquer les résultats et de résoudre les conflits entre les différentes tâches à accomplir.
Il établit les priorités de ses travaux en fonction des risques et des priorités du comité d'audit.
L'auditeur interne déploie, pour accomplir ces prestations, les moyens techniques requis par sa fonction et veille, à ce titre, à respecter les normes et les bonnes pratiques généralement reconnues.
Art. 21. Toute mission d'audit donne lieu à l'élaboration d'un projet de rapport de mission. Ce document doit, en termes complets, exacts, clairs, objectifs et constructifs, exposer l'objet de la mission et l'étendue des travaux effectués. De même, il doit énumérer les constats et les recommandations.
Le projet de rapport d'audit, spécialement les résultats et les recommandations formulées, est soumis à la critique des personnes et services audités. L'entité auditée peut communiquer une réponse qui sera reprise dans le rapport définitif. Les plans d'action des entités auditées doivent être également inclus.
Le rapport définitif, après l'intégration des remarques et plans d'action des entités auditées, est remis au comité d'audit.
Art. 22. L'auditeur interne présente chaque année au comité d'audit un rapport de synthèse sur ses activités, indiquant notamment l'orientation et la portée de celles-ci, le calendrier des travaux et les progrès réalisés dans la mise en œuvre des recommandations contenues dans ses rapports.
Art. 23. Une évaluation de l'auditeur interne par le comité d’audit est prévue tous les trois ans. Les modalités et critères d'évaluation sont fixés par le comité d'audit. Il peut se faire assister dans sa tâche par un évaluateur externe.
Art. 24. L'auditeur interne bénéficie d'un droit d'accès illimité à toutes les fonctions, plans et rapports annuels ou pluriannuels, procédures, archives et membres du personnel de l'administration dans la mesure nécessaire à l'accomplissement de sa mission, à moins que les règles d’accès applicables à certaines données à caractère personnel excluent qu’il prenne connaissance de celles-ci.
Les membres du personnel actifs dans les domaines d'activités ou les services audités ont dès lors l'obligation de fournir à la première demande les renseignements sollicités par l'auditeur interne. Sous réserve du dol et de la faute lourde, nul ne peut être l’objet de mesure de rétorsion s’il prêté ou a prêté son concours aux activités d’audit interne.
L'auditeur interne n'a aucun pouvoir décisionnel sur les activités qu’il vérifie ni sur le personnel concerné par celles-ci.
Le référent contrôle interne
Art. 25. Il est créé un emploi de référent contrôle interne au cadre du personnel. Il est rattaché au Secrétariat communal.
Nul ne peut être engagé dans la fonction de référent contrôle interne s'il ne remplit les conditions générales et particulières d'admission et ne subit avec succès les épreuves prescrites par la réglementation.
Art. 26. Le référent contrôle interne a notamment pour missions de :
1. assister les responsables d’unité administrative pour tout ce qui concerne leurs responsabilités en matière de contrôle interne ;
2. assister l’auditeur interne dans l’exercice de ses missions ;
3. assurer le secrétariat du Comité d’audit.

Dispositions finales
Art. 27. Le présent règlement entre en vigueur au 1er janvier 2018.