Règlement relatif à l’Assemblée des Habitants

Article 1. PRÉAMBULE

La commune d’Auderghem souhaite mieux impliquer les habitants dans l’élaboration des politiques publiques. A cet effet, la commune d’Auderghem affirme sa volonté de se doter de nouveaux outils, de stimuler une culture interne de participation et de favoriser l’innovation sociétale.

Le renforcement de la démocratie locale se concrétise principalement par la mise en place d'Assemblées de Quartier et d’un Budget Participatif, afin notamment de favoriser l’interaction habitants – élus.

Pour ce faire, le territoire communal a été découpé en 10 quartiers dont les périmètres ont été établis en combinant 3 critères :

Le découpage « historique » des quartiers suivant leur date d’apparition
Le découpage opéré par l’IBSA (secteurs statistiques)
Les unités territoriales (taille minimale et cohérence de gestion)

La carte du découpage de la Commune en 10 quartiers, ainsi que la liste des rues sont en annexes.

Les noms de ces 10 quartiers seront choisis par les Assemblées de quartier eux-mêmes.

L’ensemble des 10 Assemblées de quartier constituent l’Assemblée des habitants.

Article 2. OBJECTIFS

Les objectifs de la démarche participative bidirectionnelle de la commune d’Auderghem sont les suivants :

Permettre aux habitants de faire remonter des requêtes de manière structurée et priorisée ;
Permettre à la Commune de soumettre des projets de politiques publiques précis aux habitants afin d’avoir leur avis ;
Permettre aux habitants d’être acteurs de leurs quartiers en se rencontrant et en générant des idées favorisant le vivre-ensemble ;

Article 3. MISSIONS DE L'ASSEMBLEE DES HABITANTS ET DES ASSEMBLEES DE QUARTIER

L’Assemblée des habitants et les Assemblées de quartier qui la constituent ont pour mission d’encourager et faciliter l’accès à la participation démocratique de tous les habitants ou acteurs d'un quartier et d’inciter à une citoyenneté active, directe, en lien avec la vie quotidienne. Cet espace démocratique se veut être un lieu d’écoute, de concertation, d’expression et de délibération.

Article 4. ROLES DE L'ASSEMBLEE DE QUARTIER

Les rôles de l'Assemblée de quartier sont :

Co-organiser et accompagner le budget participatif
Assurer un rôle consultatif sur certains dossiers et projets, à la demande du Collège
Faire remonter les demandes du quartier vers le Collège
Emettre des recommandations sur des politiques publiques de long terme, élaborées de manière collective par l’ensemble des Assemblées de quartier

Rôles de l'assemblée de quartier dans le cadre du budget participatif

Les Assemblées de quartier co-organisent et accompagnent la mise en place du budget participatif annuel.

Ce budget permet la réalisation de projets sélectionnés au terme d’un processus participatif d’appel public à projets. Ceux-ci sont par la suite mis en œuvre par les services communaux et/ou par des porteurs de projets.

Dans cet objectif, les Assemblées de quartier sont notamment appelés à :

Soumettre des idées de projets
Soutenir la mobilisation des habitants, notamment lors des appels à idées de projets et lors de la phase de vote des projets
Evaluer les thématiques prioritaires dans le cadre du budget participatif
Évaluer le processus du budget participatif au terme de la sélection des projets et, le cas échéant, définir les points d’amélioration à mettre en œuvre pour les exercices suivants, en collaboration avec les services communaux et des membres volontaires du Collège et Conseil communal

Article 5. COMPOSITION DE L'ASSEMBLEE DE QUARTIER

Chaque Assemblée de quartier est composé de 10 représentants habitant le quartier.

minimum 8 habitants désignés par tirage au sort stratifié ; ces personnes doivent avoir 18 ans au minimum, et avoir leur lieu de résidence dans le quartier
maximum 2 habitants issus des profils les plus difficiles à mobiliser (comme par exemple les jeunes 18-25 ans ou les personnes en situation de précarité) recrutés sur base volontaire en collaboration avec le tissu socio-associatif de la commune.

Les Assemblées de quartier respectent tant que faire se peut le principe de la parité entre les femmes et les hommes.

La composition de l'Assemblée de quartier reflète la composition socio-démographique du quartier qu’il représente, suivant les dernières données statistiques publiées par l’IBSA dans le cadre du monitoring des quartiers. Pour les quartiers couvrant plusieurs secteurs statistiques, les données sont obtenues par pondération

Les membres de l'Assemblée de quartier sont désignés pour un mandat de 1 an , renouvelable pour 1 an sur base volontaire.

Les membres de l'Assemblée sont remplacés en cas de non renouvèlement volontaire de leur mandat au terme de la première année, en cas de démission, en cas de décès ou en cas d’absence à 3 réunions consécutives, par des personnes de profil similaire issus du deuxième échantillon du tirage au sort et mis en réserve, c’est-à-dire, les habitants qui se sont portés volontaires suite à l’invitation qu’ils ont reçues.

L'Assemblée de quartier ne peut comprendre, au maximum, qu’un membre d’un même foyer.

Tout membre d’une Assemblée de quartier est tenu de se déporter chaque fois qu’il se trouve, lors de l’examen d’une question particulière, en situation de conflit d’intérêt.

S’ils sont tirés au sort, les conseillers communaux, les conseillers du CPAS, les membres du Collège, les ministres et les parlementaires ne peuvent pas être candidats à l'Assemblée de quartier.

Tous les deux ans, un nouveau tirage au sort est effectué afin d’assurer le renouvèlement des Assemblées de quartier.

Article 6. TIRAGE AU SORT

Pour pouvoir toucher les publics généralement moins enclins à participer et garantir une représentation du quartier la plus juste possible, la commune utilise la technique du tirage au sort stratifié.

Sur base du registre de population, 1.000 habitants par quartier sont tirés au sort en respectant le principe de parité femmes / hommes. Ces personnes reçoivent tous une lettre nominative expliquant les Assemblées de quartier et les invitant à s’inscrire.

Les personnes intéressées s’inscrivent en répondant par téléphone ou par voie électronique à un questionnaire. Ce questionnaire porte sur :

Nom
Prénom
Genre
Tranche d’âge
Niveau d’étude
Occupation
Langue dans laquelle la personne souhaite s’exprimer
Coordonnées de contact

Ce questionnaire rappelle également la politique de confidentialité de la commune d’Auderghem.

A partir du deuxième échantillon ainsi obtenu, un nouveau tirage au sort par critères sociodémographiques est effectué en respectant les statistiques de chaque quartier. Ce tirage au sort est réalisé par un tiers neutre (par exemple : https://www.sortitionfoundation.org/) sur base des données anonymisées.

Pour chaque quartier :

minimum 8 personnes tirées au sort sont immédiatement confirmées.
maximum 2 personnes identifiées par les représentants du tissu associatif
les personnes non-reprises sont mises en réserve afin de remplacer des membres de l'Assemblée qui quitteraient le processus en cours de route.

Le tirage au sort a lieu tous les deux ans.

Le processus de tirage au sort est décrit avec précision en annexe (cf. note ‘Constitution de l’Assemblée des habitants d’Auderghem par tirage au sort - Description du processus')

Article 7. FONCTIONNEMENT

Les Assemblées de quartier se réunissent la première fois à l’occasion d’une séance d’installation rassemblant les 10 Assemblées de quartier. Cette séance d’installation est organisée par la commune.

Au cours de cette séance d’installation, les Assemblées de quartier définissent eux-mêmes :

leur mode de fonctionnement
le nombre et la fréquence de leurs réunions de quartier, avec un minimum de 2 réunions « AQ strict » par an (voir ci-après)
leurs canaux de communications
leur(s) lieu(x) de réunion
leur agenda de travail
la définition et la répartition des rôles au sein de l'Assemblée de quartier

Ils reçoivent pour ce faire l’aide d’un facilitateur neutre. A l’issue de cette première réunion, une Charte de l'Assemblée de quartier est rédigée. Celle-ci régira le fonctionnement interne de l'Assemblée pour les prochaines deux années.

Il est important de ne pas déconnecter l'Assemblée de quartier du tissu associatif et des forces vives déjà présentes dans les quartiers.

C’est pourquoi, une fois établis, les Assemblées de quartier envoient un courrier et un formulaires d’identification type aux experts issus du tissu associatif et des groupes d’intérêt locaux ou supra-locaux, comité de quartier, associations thématiques, associations de commerçants, etc. déjà identifiés dans les différents quartiers. Le courrier rappelle brièvement le rôle de l'Assemblée de quartier et l’importance du lien avec l’associatif présent. Le formulaire type permet à l'Assemblée de quartier d’identifier les différentes organisations de terrains, leurs sujets et matières de prédilection, ce qu’elles défendent, etc. Ces forces vives pourront être activées et invitées lorsque les Assemblées de quartier se penchent sur des thématiques spécifiques et être invitées lors des réunions ouvertes.

Différents types de réunions des Assemblées de quartier sont envisagées et possibles :

Assemblée de quartier strict avec les 10 membres et minimum 2 par ans : celles-ci sont programmées lors de la séance d’installation. Les Assemblées de quartier sont libres d’en reprogrammer des supplémentaires.
Assemblée de quartier ouverte : à l’initiative de l'Assemblée de quartier ou du Collège, les Assemblées de quartier ouvertes invitent, sur une thématique donnée, différentes forces vives, identifiées préalablement à travers le formulaire, ou encore des élus ou toutes autres organisations ou personnes que les Assemblées de quartier jugent utiles. L’objet de ces réunions ouvertes sont de nourrir les Assemblées de quartier des réflexions déjà existantes dans les quartiers sur la thématique donnée par les autres forces vives (associations, élus, …). L'assemblée de quartier peut s'adresser au Collège et/ou au Conseil communal pou ridentifier d'éventuelles thématiques et / ou experts à inviter.
Assemblées de quartier publiques : ces réunions sont organisées 1 fois par an par l'Assemblée de quartier et sont ouvertes à tous. Ce type de réunions seront principalement mises en place pour le budget participatif.
Visite de quartier : les Assemblées de quartier ont la possibilité, une fois durant leur mandat de 2 ans, d’inviter des élus communaux à (re)découvrir leur quartier au cours d’une visite prospective, vue par les yeux des habitants.

Les AQ ont la possibilité de se réunir dans les certaines salles de la Maison Communale pour les Assemblées de quartier ouverts et public.

Les AQ disposent d’un budget de fonctionnement fixé annuellement par le Collège. Ce budget couvre les petits frais inhérents au bon déroulé des travaux de chaque AQ.

Les Assemblées de quartier participent par ailleurs à 3 réunions plénières ou Assemblée des habitants :

réunion d’installation
idéation du Budget participatif
évaluation

Ces réunions plénières sont organisées par la service Participation et rassemblent les 10 Assemblées de quartier le temps d’un samedi.

Afin d’éviter toute sur-sollicitation, les consultations à l’initiative du Conseil communal ou du Collège sont limitées :

à une par an pour les consultations de l’Assemblée des Habitants réunissant tous les Assemblées de quartier
à une par an et par assemblées de quartier pour les consultations des assemblées de quartier

Les projets ou thématiques de ces consultations sont fixées par le Collège sur proposition d’un membre du Collège ou du Conseil communal au moins 3 mois à l’avance.

Article 8. RAPPORTAGE

L’ensemble des travaux des AQ seront partagés pour un plus grand nombre sur une plateforme web dédiée à la stratégie participative de la Commune.